如何用360億方云實現跨部門溝通?學會這三招,效率立馬翻倍!

大部分人認為,工作上的溝通協作讓人很“頭疼”。團隊內部、各個團隊之間溝通不暢甚至會形成協作壁壘,讓項目推進變得艱難,如配合意愿低、多部門重復同一工作、相互甩鍋等。





知名咨詢公司麥肯錫的一項研究表明:企業的中高層管理人員平均每天要花89%的時間在溝通上。

為了提高溝通效率,麥肯錫內部有套“30秒電梯理論”,即員工需在30秒內將業務表達清楚,然后給上級30秒時間做出判斷。

30秒看上去很美好,但也有很多限制,比如一些涉及多圖表、多文件的項目往往無法用一兩句話概括。這個時候,我們就需要更聚焦、高效的溝通方式。

求資料難如登天,好方法才是關鍵

“建立公共資料庫,找文件不求人”

每當項目結束,負責項目歸檔的同事總是忙得焦頭爛額。

同事A的一天:

同事A:Tony,上次活動的現場照片&視頻發我下~

同事A:Mary,活動的數據幫忙拉下哦~

同事A:Vivian,活動的所有費用整理好發我~

……
同事A:Tony,怎么又是你最后!整!快!點!

一件并不復雜的工作,但消耗的時間成本很高。這個時候,我們只需在億方云上建立「公共文件夾」,就能輕松解決效率難題。





以營銷活動為例,在項目初期,我們就可以創建一個項目文件夾,然后在這個目錄下創建活動相關的二級文件夾,如活動物料、活動照片&視頻、活動預算等。





建好文件夾后,再邀請相關同事加入協作,這樣相關同事只需將自己負責的部分上傳即可。每當文件夾中的文件有變動,云端會實時同步,確保協作各方都能看到最新的文件版本。

項目結束后,負責歸檔的成員也能直接從公共文件夾中調取,無需再挨個溝通。

溝通時間跨度大,聊天噪音多又雜

“基于文件溝通,消息實時觸達”


在聊天工具群里討論工作,很容易被其他聊天內容覆蓋、干擾,并且想要回溯時需要篩除大量無用信息,耗時又耗力。

某工作聊天群:

同事A:同志們,項目策劃案出了,想聽聽你們的意見,明天找個會議室聊下?

同事B:2020年第一頓,中午一起吃嗎?

同事A:1

同事C:1

同事D:1

同事A:等會,你們別自動忽略最上面那條消息??!

而億方云可以為我們提供一個“干凈、無打擾”的工作交流空間。





億方云支持對單一文件 / 文件夾進行評論,當需要其他同事參與討論時,可直接在評論中@對方。對方會收到實時的消息提醒,第一時間查看并處理。

并且,文件下的溝通歷史會被留存,便于負責人掌握項目的進度,以及項目結束后的復盤整理。

內容誤刪難追溯,總是背鍋心里苦

“歷史版本留存,文件隨時找回”


我們經常會遇到多人參與編輯一份項目文檔的情況,每個人負責編輯一部分內容,最后匯總。但文件流轉時總會出現“誤操作”的情況……

某工作群內:

同事A:那個部門數據匯總表格,你們誰把Q4的數據刪了?

同事B:不是我,這兩天電腦壞了,我都沒作案工具

同事C:九年義務教育不允許我做出這種事

同事D:+1,最近忙著帶娃,還沒來得及改

同事E:我的為人,你懂的

同事A:……

職場風云變幻,你不知道下一刻到來的是驚喜還是驚嚇,一個成熟的職場人總會為自己留條“后路”。

億方云的「歷史版本」就是這樣的“后悔藥”。





億方云有強大的歷史版本管理功能,多人協作時,每次保存都會生成一個歷史版本(最多100個),支持隨時追溯恢復。

除了事后補救,你還可以事先對協作成員進行「限制編輯」。

設置好以后,每個人只需完成自己可編輯的區域即可,無需擔心其他數據被誤刪。

最后,希望今天分享的高效溝通方法能幫到你~

只有省下那些重復工作的時間,我們才有精力創造更有價值的事情~


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